Hegnssynsforretningen starter, når en af parterne (en af grundejerne ved skel) skriftligt anmoder om et hegnssyn. Derefter fastlægger hegnssynets sekretariat, om betingelserne, for at hegnssynet kan behandle sagen, er opfyldt.
Hvis det ikke er tilfældet, vil klageren blive kontaktet skriftligt med opfordring om en uddybning/præcisering af manglende betingelser. Hvis anmodningen opfylder betingelserne, vil der blive indkaldt til hegnssyn.
Møderne bliver fastlagt én gang om året, og hegnssynsforretningen vil blive gennemført på først mulige møde. Sagerne behandles i den rækkefølge, hegnssynets sekretariat modtager dem.
Fremmøde
Hegnssynets afgørelser beror på, hvad der sker på åstedet, hvor alle parter er tilstede, og hvor sagens kerne kan besigtiges. Parterne har ansvaret for at oplyse sagen tilstrækkeligt, da hegnssynet kun tager stilling til de fremførte krav (påstande) og begrundelse for krav (anbringender). Forhandlingerne foregår mundtligt på åstedet.
Udeblivelse fra hegnssynet er kun gyldigt, hvis hegnssynet skønner, at udeblivelsen er undskyldelig, for eksempel ved pludselig sygdom eller uforudsete trafikhindinger. Varetagelse af egne eller andres erhvervsinteresser er ikke undskyldelig.
Forlig og afgørelse
Formanden undersøger, om det er muligt for parterne at indgå forlig på åstedet. Hvis det er tilfældet bliver forligsprotokollen underskrevet af parterne på åstedet. Er et forlig ikke muligt, træffer hegnssynets medlemmer en afgørelse ved en kendelse, som vil blive meddelt skriftligt til parterne inden for 3 uger.