Rekruttering - betingelser og vilkår

Når du søger et job i Gentofte Kommune, giver du tilladelse til, at vi må opbevare og behandle personoplysninger om dig. Læs her om vilkår og betingelser for ansøgninger til kommunen.

Formålet med registreringen

Formålet med registrering af personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er, at vurdere om du er en kvalificeret kandidat, til det ledige job, som du har søgt.

Herudover vil oplysningerne blive brugt til anonyme statistikker om hvor mange kandidater, der har søgt det annoncerede job, hvor ansøgere har set jobbet m.v. Oplysningerne vil være anonymiserede så ingen ansøger vil kunne identificeres ud fra statistikkerne. 

Hvilke personoplysninger registreres 

I rekrutteringsprocessen registrerer og behandler vi de almindelige personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter. Det vil typisk være oplysninger som; navn, adresse, fødselsdato eller CPR-nr., køn, telefon-/mobilnummer, e-mail adresse, ægteskabelig status, uddannelse(r), erhvervs-/karriereforløb og anbefalinger/udtalelser. Vi anbefaler at du begrænser dine oplysninger af privat karakter.

Hvis der i forbindelse med ansættelsessamtalerne, modtages ydereligere oplysninger om dig, det kunne være uddybning af tidligere angivne oplysninger, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb og herudover kan det være relevant for os at foretage en søgning på sociale medier som fx LinkedIn.

Gentofte Kommune må som arbejdsgiver gerne indsamle og i relevant omfang anvende offentligt tilgængelige oplysninger, som en jobansøger har offentliggjort om sig selv. Selvom oplysningerne er offentliggjort af ansøger selv, skal indsamling og opbevaring af oplysningerne begrænses til oplysninger, der er saglige og proportionale i forhold til formålet med indsamling. 
Ved rekruttering til nogle job beder vi ansøger om, at gennemføre en test. Formålet er at vurdere ansøgers kompetencer, kvalifikationer og profil som potentiel medarbejder generelt og i forhold til det konkrete job. Skal du gennemføre en test vil du blive bedt om, at give et specifikt samtykke til at vi modtager og behandler dine data fra testen inden du gennemfører denne.

Forud for afgivelse af et jobtilbud vil vi indhente reference fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere. Reference indhentes kun efter aftale med dig. Bliver du ansat i jobbet vil oplysningerne fra referencen blive registreret i din personalemappe. Bliver du ikke ansat i jobbet vil oplysningerne blive slettet sammen rekrutteringsprocessens øvrige oplysninger senest 6 måneder efter, at vi har modtaget din ansøgning. 

Hvis vi, i forbindelse med rekrutteringen, har indhentet kopi af din straffeattest – og børneattester, bliver den ved ansættelse opbevaret i din Personalemappe.

Hvem får adgang til og kan behandle dine oplysninger 

I forbindelse med rekrutteringsprocessen vil rekrutterende leder, rekrutteringsansvarlig, medlemmer i ansættelsesudvalget samt Løn og Personale i Gentofte Kommune have adgang til at registrere, læse og behandle personoplysninger om dig.

Indgår der eksterne medlemmer i ansættelsesudvalget, fx rekrutteringsbureau eller en repræsentant fra en skolebestyrelse, har de pågældende personer adgang til at læse og behandle personoplysninger om dig indtil rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter adgangen lukkes.

Indgår der brug af test i rekrutteringsprocessen, får en konsulent fra HR adgang til din ansøgning og CV, samt til at læse og behandle oplysninger om dig fra testen. Det samme gør sig gældende, hvis en ekstern udbyder gennemfører testen.

Tilbagekaldelse

Du kan til enhver tid trække dit samtykke, som du har givet i forbindelse med din ansøgning tilbage igen. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne nedenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Opholds- og arbejdstilladelse

Det er en betingelse for ansættelsen, at du har gyldig arbejds- og opholdstilladelse og vi har pligt til at sikre dette efter udlændingelovens § 59, stk. 5. I forbindelse med en ansættelse vil vi derfor bede om en kopi af dit pas og hvis nødvendigt indhente en kopi af din arbejds- og opholdstilladelse.

Opbevaring og sletning

Gentofte Kommune er dataansvarlig for oplysningerne, som vi registrerer i vores rekrutteringssystem HR-ON. Får du afslag på jobbet bliver de oplysninger, vi har registreret om dig slettet senest 6 måneder efter at vi har modtaget din ansøgning. Hvis du bliver ansat i Gentofte Kommune bliver de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen gemt i din personalemappe.

Henvisninger til Databeskyttelsesforordningen

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a, b, c og f) som hjemmel til behandling af dine oplysninger, da der er tale om personoplysninger, som du selv har fremsendt eller givet til os med henblik på at blive ansat, eller er nødvendige for at vi kan indgå aftale med dig om ansættelse.

Dine rettigheder

Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder. Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig (artikel 15) og til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet (artikel 16) I særlige tilfælde, har du ret til at få slettet oplysninger om dig, før vores almindelige sletning 6 måneder efter modtagelsen af din ansøgning (artikel 17). I visse tilfælde har du ret til at;

  • få behandlingen af dine personoplysninger begrænset (artikel 18)
  • gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger (artikel 21)
  • modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring (artikel 20). 

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os. 

Kontakt 

Vores kontaktoplysninger er Gentofte Kommune, HR, Bernstorffsvej 161, 2920 Charlottenlund.

Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

Ansvarlig for siden:

Personalejura
Bernstorffsvej 159, 2.sal, 2920 Charlottenlund, -, ,