Databeskyttelse

Når Gentofte Kommune behandler dine oplysninger, har vi stort fokus på at oplysningerne behandles sikkert og ikke kommer til uvedkommendes kendskab.

På denne side finder du overordnet information om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, herunder bl.a. hvorfra vi indsamler dine personoplysninger, hvem vi eventuelt. videregiver oplysningerne til, og hvor længe vi gemmer oplysningerne.

Herudover får du information om dine rettigheder, samt hvem du kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller ønsker at klage over vores behandling af dine oplysninger. 

Kontaktoplysninger

Gentofte Kommune er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som kommunens forvaltninger foretager. Du kan kontakte os på:

Gentofte Kommune
Bernstorffsvej 161
2920 Charlottenlund
CVR-nummer: 19438414 
Telefon: 78 77 57 59
E-mail: gentofte@gentofte.dk

Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine persondata, eller hvis du har mistanke om, at kommunen har lækket persondata eller på anden måde krænket fortroligheden i håndteringen af dine eller andre personers data, er du også velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. 

Du kan kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver via e-mail: databeskyttelse@gentofte.dk.

Brug Digital Post, hvis din henvendelse indeholder personfølsomme oplysninger (angiv ”Databeskyttelse” i emnefeltet).

Du kan også henvende dig telefonisk på 39 98 00 00. 

Formål og lovgrundlag

For at Gentofte Kommune kan levere god kommunal service, har vi i mange sammenhænge brug for at behandle personoplysninger. Dette gælder informationer om borgere, kommunens egne ansatte og andre personer, som kommunen i øvrigt er i kontakt med – for eksempel kontaktpersoner i foreninger, virksomheder, leverandører og andre samarbejdspartnere.

En stor del af kommunens behandling sker som led i kommunens myndighedsudøvelse, blandt andet i forbindelse med at kommunen leverer en service til dig, som du har ret til at modtage, eller i de tilfælde hvor kommunen har en retlig forpligtelse til at behandle dine personoplysninger. Kommunen kan også behandle dine personoplysninger som led i opfyldelsen af en aftale, som kommunen har indgået med dig. Det kan også være, at vi har indhentet samtykke fra dig til at behandle oplysningerne. 

Det er således typisk databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, litra b, litra c eller litra e, samt forordningens artikel 9, stk. 2, litra a, litra b, litra f eller litra h, som danner grundlag for kommunens behandling af personoplysninger. 

Hvilke oplysninger indhenter vi om dig?

I forbindelse med behandlingen af din sag, vil det i mange tilfælde være nødvendigt at indhente oplysninger om dig. Vi bestræber os på ikke at indhente flere oplysninger, end hvad der er nødvendigt for at kunne behandle din sag. 

Hvor henter vi oplysninger om dig? 

Vi indsamler dine personoplysninger på forskellige måder.

Ofte vil du selv fremsende oplysningerne til os, f.eks. hvis du sender os et brev eller en mail, hvor dit navn, adresse og andre former for personoplysninger indgår. Det kan også ske ved, at du har ringet til os, givet os oplysninger på et møde eller benyttet dig af en af vores selvbetjeningsløsninger på vores hjemmeside.

I andre tilfælde modtager vi oplysninger om dig fra andre. Du kan f.eks. optræde som en såkaldt biperson i en sag, hvis du er pårørende til den person sagen drejer sig om, eller du kan være part i en sag, som andre rejser, som f.eks. en nabotvist i en hegnssag.

Andre oplysninger beder vi dig om at give som led i behandlingen af en sag, som kommunen selv har taget initiativ til. 

Vi kan også have brug for at indhente oplysninger om dig fra andre myndigheder, domstole, registre og private organisationer. Det kan for eksempel være fra SKAT, Tinglysningsretten, BBR- eller CPR-registret, hospitaler eller egen læge. I visse tilfælde kan kommunen selv indhente oplysningerne, og andre gange kræver det dit samtykke, før vi kan indhente oplysningerne.

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med kommunens behandling af din sag. Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med sagsbehandlingen.

Hvem videregiver vi dine oplysninger til?

I visse tilfælde videregiver vi dine oplysninger til for eksempel andre offentlige myndigheder, rådgivere, revisorer og de leverandører, som kommunen samarbejder med. Vi kan også i henhold til forvaltningsloven eller offentlighedsloven være forpligtet til at udlevere dine oplysninger som led i behandlingen af aktindsigt.

Enkelte af vores leverandører af it-systemer (databehandlere) befinder sig i lande uden for EU/EØS (såkaldte tredjelande). Derfor kan der være tilfælde, hvor vi (elektronisk) overfører dine oplysninger til det land, hvor leverandøren befinder sig. Er dette tilfældet, sikrer vi, at der er de relevante tekniske og juridiske garantier for, at dine personoplysninger fortsat behandles forsvarligt og sikkert.

Hvor længe gemmer vi dine persondata?

Når vi behandler personoplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, følger vi de gældende retningslinjer for, hvor længe vi må opbevare dine oplysninger. Det afhænger af det enkelte sagsområde, hvor længe oplysningerne vil blive gemt.

I nogle tilfælde er vi forpligtet til at bevare dine oplysninger for eftertiden. I disse tilfælde overføres oplysningerne til et arkiv. 
Det enkelte fagområde skal i forbindelse med sagsbehandlingen oplyse dig om, hvor længe kommunen forventer at opbevare oplysningerne. I visse tilfælde er det desværre ikke på forhånd muligt at angive, hvor længe oplysningerne vil blive opbevaret. Vi vil i så fald angive, hvilke hensyn der spiller ind i vores vurdering af, hvor længe vi vil opbevare oplysningerne.

Hvilke rettigheder har du? 

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte den afdeling, der behandler din sag. 

Du har følgende rettigheder:

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og information om, hvordan oplysningerne bliver behandlet. 

Ret til rettelse 

Hvis vi har registreret oplysninger om dig, der er forkerte, har du ret til at få dem rettet.

Ret til sletning 

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. 

Ret til begrænsning af behandling 

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Dette betyder, at hvis betingelserne for at få begrænset behandlingen er opfyldt, må vi kun behandle dine personoplysninger i nogle særlige situationer.

Ret til indsigelse 

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. 

Ret til at få flyttet dine personoplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at få dine personoplysninger udleveret i et format, der er let at læse, eller at flytte dem til en anden dataansvarlig. Det forudsætter, at der er tale om oplysninger, som du selv har givet til os, at dine personoplysninger behandles automatisk, og at behandlingen er baseret på et samtykke eller er nødvendig for at opfylde en kontrakt.

Retten til at trække samtykke tilbage 

Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du kan kontakte Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Kontakt Datatilsynet via deres hjemmeside www.datatilsynet.dk  

Hvad er databeskyttelsesrådgiverens opgave? 

Alle offentlige myndigheder har pligt til at udpege en databeskyttelsesrådgiver. 

Det er databeskyttelsesrådgiverens opgave at understøtte, at organisationen lever op til de databeskyttelsesretlige regler. Herudover bistår databeskyttelsesrådgiveren kommunens ledelse og medarbejdere med råd og vejledning om kravene til en sikker håndtering af persondata i henhold til databeskyttelseslovgivning. 

Du kan kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver via e-mail: databeskyttelse@gentofte.dk

Brug Digital Post, hvis din henvendelse indeholder personfølsomme oplysninger (angiv ”Databeskyttelse” i emnefeltet).

Du kan også henvende dig telefonisk på 39 98 00 00. 

Læs om databeskyttelse og databeskyttelsesrådgiverens rolle på Datatilsynets hjemmeside. 

Hvad kan databeskyttelsesrådgiveren ikke hjælpe med? 

  • Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer 
  • Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke vejlede om regler eller praksis på et fagområde 
  • Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke tage stilling til, om der er begået fejl i forbindelse med sagsbehandlingen, udførelsen af praktisk hjælp, m.v. 
  • Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke ændre en afgørelse, som kommunen har truffet 
  • Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke bistå med at formulere klager over kommunen til relevante klageinstanser.